论证地点

衡阳师范学院学术交流中心三楼二会议室

论证意见

衡阳师范学院数字档案管理平台建设总体目标是实现档案资源管理自动化，档案信息化,传输网络化,档案资源共享化,实现全校档案管理一体化,促进协同工作,提高工作效率。具体建设目标为：

1.通过数据共享,实现档案全文检索。通过网络化传输与存储,实现对电子文件内容的全文检索,实现电子文件的存储、备份、防灾等管理。

2.实现处室一体，统一数据库管理。校园网内所有立卷单位统一使用一套系统。

3.档案管理工作自动化。实现在线立卷指导、档案移交、档案审核、接收入库等。

4.实现分级投权。档案馆管理员可以对所有全宗数据进行操作,并对各立卷单单位档案员监理本处室用户并进行权限分配。

5.实现网上借阅利用。各立卷单位用户只拥有本单位数据及原文的操作权限。如需要跨单位网上利用，可进行利用审批，授权后阅读。

6.实现信息采集与发布。可以对开放的档案信息资源进行网站发布、离线检索、档案编研成果发布、重大活动信息发布、研究课题发布、数据备份等。

除达成以上建设目标外,还必须考虑以下实情况:

1.历史档案数据的导入问题。

2.档案管理系统必须功能强大,符合国家档案局的标准和直属上级单位的相关管理要求，可扩充性强。能够随着时代发展，在原系统基础上进一步技术改造，实现更新换代。

3.可根据衡阳师范学院的业务情况做相应的定制开发。

德立信综合档案管理系统软件是湖南德立信软件开发有限公司专门针对高校档案业务特点推出的档案管理大型软件。其软件严格遵循国家档案局标准,并将教育部和湖南省教育厅针对高校的档案管理要求融入其中。档案软件与高校其他业务系统能进行很好的集成。德立信公司产品已成功应用于交通、金融、教育、地产等多个行业,尤其在湖南省内外多所高校(中南大学、湖南大学、湖南师范大学、国防科技大学、湖南农业大学、湖南中医药大学、湖南科技大学、广西科技大学等)等类似项目案例中,无论从产品的成熟度、易用性、安全性和稳定性等方面,都反应好。该公司具有丰富的国家级档案馆项目的软件开发经验。作为湖南本土专业的档案软件服务企业,深耕湖南多年。对湖南高校的档案管理的实际情况也都比较熟悉,在项目实施的时间控制上风险应该更小。售后服务更便捷。

综上所述,与会专家建议“衡阳师范学院数字档案管理平台”项目向湖南德立信软件开发公司进行采用单一来源采购。

专家成员名单

姓名

工作单位

职称/职务

张红艳

南华大学档案馆

教授

刘金春

湖南工学院档案馆

副研究员

蒋 芳

衡阳师范学院档案馆

教授